Toplantılar aslında tek başına zaman kaybı değildir. Ama amacı, katılımcısı ve sonucu belli olmayan toplantılar ciddi zaman kaybettirir.
1. Gereğinden fazla kişi katılır
Bir toplantıya 6 kişi katılıyorsa 1 saatlik toplantının gerçek maliyeti 1 saat değil, 6 kişi-saatidir.
Örneğin saatlik toplam iş maliyeti kişi başı 500 TL ise:
6 × 500 = 3.000 TL
Sadece 1 saatlik toplantının doğrudan zaman maliyeti.
Üstelik buna toplantı öncesi hazırlık ve sonrası işler dahil değildir.
2. Toplantının amacı belli değildir
“Bir araya gelip konuşalım.”
tek başına yeterli bir amaç değildir.
Toplantının sonunda hangi kararın çıkacağı belli değilse konuşma uzar ama sonuç çıkmayabilir.
3. Bilgi paylaşımı için gereksiz toplantı yapılır
Bazı toplantılar yerine:
- E-posta
- Kısa mesaj
- Ortak doküman
- Kısa rapor
kullanılabilir.
Herkesin aynı anda bir saatini almak yerine bilgiyi yazılı paylaşmak daha verimli olabilir.
4. Toplantı uzadıkça verim düşebilir
Bir toplantının 60 dakika sürmesi, 60 dakikalık değer ürettiği anlamına gelmez.
Özellikle:
Konu dağılıyor → tekrar konuşuluyor → başka konu açılıyor → karar erteleniyor
döngüsü oluştuğunda zaman hızla tüketilir.
5. Karar sahibi belli değilse toplantı sonuçlanmaz
“Bunu kim yapacak?”
“Ne zaman yapılacak?”
“Son kararı kim verecek?”
soruları toplantı sonunda cevapsız kalıyorsa bir sonraki toplantı kaçınılmaz hale gelebilir.
6. Toplantı sonrası işler de zaman alır
Toplantı bittikten sonra:
- Notları düzenlemek
- Kararları aktarmak
- Görev dağıtmak
- E-posta göndermek
- Eksik bilgileri tamamlamak
gerekebilir.
Bu nedenle toplantının gerçek maliyeti:
Toplantı süresi + hazırlık + sonrası takip
şeklinde düşünülmelidir.
İyi bir toplantının 5 kuralı
1. Net amaç: Neden toplanıyoruz?
2. Az kişi: Gerçekten gerekli kişiler kim?
3. Gündem: Hangi konular konuşulacak?
4. Süre sınırı: Ne kadar sürecek?
5. Sonuç: Kim, neyi, ne zamana kadar yapacak?
Örneğin:
Amaç: Yeni fiyatlandırmaya karar vermek
Katılımcılar: 3 kişi
Süre: 30 dakika
Sonuç: Fiyatı belirle + sorumluyu ata + başlangıç tarihini belirle
Toplantıdan önce sorulabilecek en iyi soru
“Bu konu toplantı yapmadan çözülebilir mi?”
Cevap evet ise toplantı yapmamak çoğu zaman en verimli toplantıdır.
Kısacası: Toplantıların problemi toplantı olması değil, sonuç üretmeden insanların zamanını birlikte tüketmesidir. İyi toplantı kısa, amaçlı ve karar odaklıdır; kötü toplantı ise uzun, kalabalık ve “sonra tekrar konuşuruz” ile biter.