Kasa fazlası, muhasebe kayıtlarında genellikle “Diğer Olağandışı Gelir ve Kârlar” hesabına veya “Gelirler” grubuna kaydedilir. Ancak bu durumun niteliğine göre farklı muhasebe hesapları da kullanılabilir. Genel uygulama şu şekildedir:

1. Kasa Fazlası Tespiti:

• Kasa sayımı sonucunda fiili kasa mevcudu, kayıtlardaki kasa bakiyesinden fazla çıkarsa, bu durumda bir kasa fazlası oluşur.

2. Geçici Kayıt (Sebep araştırılana kadar):

Kasa fazlası nedeni henüz belirlenememişse, geçici olarak aşağıdaki hesaba kaydedilir:

• Account: 397 Diğer Çeşitli Yabancı Kaynaklar
  (Bu hesap geçici olarak kullanılır. Durum netleştikçe düzeltme yapılır.)

Muhasebe kaydı şu şekilde olur:

3. Sebep Belirlendikten Sonra:

• Fazlalığın nedeni tespit edilirse (örneğin müşteri fazla ödeme yaptıysa), ilgili hesaba (örneğin alıcı hesabına) aktarılır.

• Eğer neden bulunamazsa ve bu fazlalık şirkete mal edilirse:

  Account: 679 Diğer Olağandışı Gelir ve Kârlar hesabına aktarılır:

Bu kayıt ile kasa fazlası gelir olarak tanımlanmış olur.

Kasa fazlasının nedeni önemlidir çünkü buna göre kullanılacak hesap değişir. Kayıtlarda doğru sınıflandırma yapılması vergi ve muhasebe açısından kritiktir.